Versi 1
| Field | Isi |
|---|---|
| Dokumen ID | VBS-SYS-003 |
| Deskripsi | Inisiasi neraca awal: menetapkan tanggal peralihan ke Vobis lalu mengisi saldo awal aktiva dan pasiva (kas bank, persediaan, aset, piutang, hutang, titipan, modal, dan lainnya) beserta pemantauan selisih, import file, dan sinkronisasi data |
| Nomor Revisi | 1 |
| Tanggal | 2026-10-04 |
| Keterangan | Dokumentasi baseline dari dokumentasi fitur demo dan kode FE |
1. Ringkasan
a. In scope
- User dapat menetapkan tanggal peralihan data ke Vobis satu kali, setelah itu tanggal dikunci.
- User dapat melihat ringkasan total per kelompok Aktiva dan Pasiva serta selisih aktiva dikurangi pasiva.
- User dapat mengisi saldo awal Aktiva: Kas dan Bank, Persediaan, Persediaan Konsinyasi, Aset, Piutang Lancar, Piutang Titipan, dan aktiva lain.
- User dapat mengisi saldo awal Pasiva: Modal Disetor Pemilik, Hutang Lancar, Hutang Titipan, dan pasiva lain.
- User dapat mengubah atau menghapus rincian saldo awal kas dan bank.
- User dapat mengimpor data inisiasi dari file Excel melalui Importer.
- User dapat menyinkronkan ulang data inisiasi ke pembukuan.
b. Catatan
c. Kesimpulan
- [FE] -
- [BE] -
2. Functional Requirement
| Kode | Deskripsi |
|---|---|
| FR-01 | Sistem menampilkan total per kelompok aktiva dan pasiva serta selisihnya |
| FR-02 | Sistem menyimpan tanggal peralihan satu kali dan menguncinya |
| FR-03 | User dapat mengisi saldo awal kas dan bank per akun |
| FR-04 | User dapat mengisi saldo awal persediaan dan persediaan konsinyasi per barang, gudang, dan satuan |
| FR-05 | User dapat mengisi aset awal beserta akumulasi susut dan riwayat produktivitas |
| FR-06 | User dapat mengisi piutang, hutang, dan titipan awal per lawan transaksi |
| FR-07 | User dapat mengisi modal disetor, aktiva lain, dan pasiva lain per akun |
| FR-08 | User dapat mengubah dan menghapus rincian saldo awal kas dan bank |
| FR-09 | User dengan hak import dapat mengimpor data inisiasi dari file |
| FR-10 | User dapat menjalankan sinkronisasi data inisiasi |
3. Use Case List
| Kode | Deskripsi |
|---|---|
| UC-01 | Melihat ringkasan neraca awal |
| UC-02 | Menetapkan tanggal peralihan Vobis |
| UC-03 | Mengisi saldo awal kas dan bank |
| UC-04 | Mengisi saldo awal persediaan dan persediaan konsinyasi |
| UC-05 | Mengisi aset awal |
| UC-06 | Mengisi piutang, hutang, dan titipan awal |
| UC-07 | Mengisi modal disetor, aktiva lain, dan pasiva lain |
| UC-08 | Mengubah atau menghapus rincian saldo kas dan bank |
| UC-09 | Mengimpor data inisiasi dari file |
| UC-10 | Menyinkronkan data inisiasi |
4. Use Case Scenario
UC-01 : Melihat ringkasan neraca awal
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User melihat total saldo awal per kelompok dan selisih aktiva pasiva |
| Prekondisi | User memiliki akses menu Inisiasi Neraca Awal |
| Alur utama | 1. User membuka menu Pengaturan lalu Inisiasi Neraca Awal. 2. Sistem memuat data inisiasi brand. 3. Jika tanggal peralihan sudah ada, sistem menampilkan kartu Aktiva dan Pasiva beserta total tiap kelompok. 4. Sistem menampilkan selisih aktiva dikurangi pasiva. |
| Alur negatif | - Jika tanggal peralihan belum ditetapkan, kartu Aktiva dan Pasiva belum tampil. - Jika gagal memuat, total tampil 0. |
| Bisnis rule | - Kelompok tetap Aktiva: Kas dan Bank, Persediaan, Persediaan Konsinyasi, Aset, Piutang Titipan Customer, Piutang Lancar. - Kelompok tetap Pasiva: Modal Disetor Pemilik, Hutang Lancar, Hutang Titipan Supplier. - Kelompok lain dari server ditampilkan sebagai tambahan. - Akumulasi Penyusutan dihitung negatif pada total aktiva. |
| Postkondisi | Ringkasan neraca awal tampil |
| Trigger | User membuka halaman Inisiasi Neraca Awal |
| Kode FR | FR-01 |
UC-02 : Menetapkan tanggal peralihan Vobis
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User menentukan tanggal data mulai dicatat di Vobis |
| Prekondisi | Tanggal peralihan belum pernah disimpan |
| Alur utama | 1. User memilih tanggal peralihan. 2. User menekan Simpan. 3. Sistem menampilkan konfirmasi bahwa tanggal hanya bisa diatur satu kali. 4. User memilih Lanjutkan. 5. Sistem menyimpan tanggal dan mengunci input tanggal. 6. Kartu Aktiva dan Pasiva tampil. |
| Alur negatif | - Jika tanggal kosong, muncul alert "Tanggal Peralihan harus diisi!". - Jika user membatalkan konfirmasi, tanggal tidak disimpan. |
| Bisnis rule | - Tanggal peralihan hanya bisa diatur satu kali. - Setelah tersimpan, input tanggal dan tombol Simpan dinonaktifkan. |
| Postkondisi | Tanggal peralihan terkunci |
| Trigger | User mengonfirmasi simpan tanggal |
| Kode FR | FR-02 |
UC-03 : Mengisi saldo awal kas dan bank
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User mengisi saldo awal setiap akun kas dan bank |
| Prekondisi | Tanggal peralihan sudah ditetapkan |
| Alur utama | 1. User membuka kelompok Kas dan Bank lalu menambah rincian. 2. User memilih akun, mengisi nominal dan keterangan per baris. 3. User menyimpan. 4. Sistem menyimpan semua baris dan menampilkan "Berhasil Create Inisiasi Kas & Bank". |
| Alur negatif | - Jika rincian kosong, muncul alert "Kas Bank Harus Diisi". - Jika nominal kosong, muncul "Nominal harus di isi". - Jika server menolak, muncul alert error dari server. |
| Bisnis rule | - Akun yang bisa dipilih hanya kelompok nomor 11 (kas dan bank). - Disimpan sebagai jenis aktiva dengan kelompok Kas & Bank. |
| Postkondisi | Saldo awal kas dan bank tersimpan |
| Trigger | User menyimpan rincian kas dan bank |
| Kode FR | FR-03 |
UC-04 : Mengisi saldo awal persediaan dan persediaan konsinyasi
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User mengisi stok awal barang beserta HPP per gudang |
| Prekondisi | Tanggal peralihan sudah ditetapkan |
| Alur utama | 1. User membuka kelompok Persediaan atau Persediaan Konsinyasi lalu menambah rincian. 2. User memilih gudang (dan supplier untuk konsinyasi). 3. User memilih barang, satuan, mengisi quantity dan harga. 4. Sistem menghitung subtotal. 5. User menyimpan dan sistem menampilkan "Berhasil tambah Inisiasi Persediaan". |
| Alur negatif | - Jika nama barang, qty, atau satuan kosong, muncul alert "Nama Barang, Qty dan Satuan Tidak Boleh Kosong!". - Jika rincian tidak valid, muncul alert "Data tidak valid silahkan cek rincian kembali". - Jika server menolak, muncul alert error dari server. |
| Bisnis rule | - Quantity persediaan disimpan dalam satuan terkecil. - Untuk brand PKP, harga dapat dihitung dengan PPN. - Persediaan konsinyasi mencatat quantity konsinyasi dan quantity sisa per supplier. |
| Postkondisi | Saldo awal persediaan tersimpan |
| Trigger | User menyimpan rincian persediaan |
| Kode FR | FR-04 |
UC-05 : Mengisi aset awal
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User mencatat aset yang sudah dimiliki sebelum peralihan |
| Prekondisi | Tanggal peralihan sudah ditetapkan |
| Alur utama | 1. User membuka kelompok Aset lalu menambah rincian. 2. User memilih aset, kategori, gudang, dan area gudang. 3. User mengisi tanggal, quantity, harga beli awal, dan akumulasi susut per unit. 4. Untuk aset ternak, user mengisi riwayat produktivitas. 5. User menyimpan dan sistem menampilkan "Berhasil Create Inisiasi Aset". |
| Alur negatif | - Jika rincian kosong, data tidak dikirim. - Jika server menolak, muncul notifikasi error. |
| Bisnis rule | - Aset selain Aset Lainnya dapat membawa tanggal produksi, tanggal pembuatan, akumulasi pakan, dan hasil produksi sebelumnya. - Aset Petelur dapat membawa quantity awal, quantity rusak (deplesi), quantity terjual, dan butir awal. |
| Postkondisi | Aset awal tersimpan |
| Trigger | User menyimpan rincian aset |
| Kode FR | FR-05 |
UC-06 : Mengisi piutang, hutang, dan titipan awal
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User mencatat nota piutang customer, hutang supplier, dan titipan yang masih terbuka |
| Prekondisi | Tanggal peralihan sudah ditetapkan |
| Alur utama | 1. User membuka kelompok Piutang Lancar, Hutang Lancar, Piutang Titipan, atau Hutang Titipan. 2. User menambah rincian: lawan transaksi, nomor invoice, tanggal, jatuh tempo, total nilai nota, dan sisa. 3. User menyimpan. 4. Sistem menyimpan dan menampilkan pesan berhasil, misalnya "Berhasil tambah Inisiasi Piutang" atau "Berhasil tambah Inisiasi Hutang". |
| Alur negatif | - Jika rincian kosong, muncul "Rincian Harus Diisi". - Jika data tidak valid, muncul "Data tidak valid silahkan cek data diatas kembali". - Jika server menolak, muncul notifikasi error. |
| Bisnis rule | - Piutang lancar memakai customer, hutang lancar memakai supplier. - Titipan dicatat dengan total DP dan sisa DP per lawan transaksi. - Tanggal nota mengikuti tanggal yang dipilih. |
| Postkondisi | Piutang, hutang, atau titipan awal tersimpan |
| Trigger | User menyimpan rincian |
| Kode FR | FR-06 |
UC-07 : Mengisi modal disetor, aktiva lain, dan pasiva lain
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User mengisi saldo awal akun modal dan akun neraca lainnya |
| Prekondisi | Tanggal peralihan sudah ditetapkan |
| Alur utama | 1. User membuka kelompok Modal Disetor Pemilik, aktiva lain, atau pasiva lain. 2. User memilih akun dan mengisi nominal serta keterangan. 3. User menyimpan. 4. Sistem menyimpan rincian. |
| Alur negatif | - Jika rincian kosong atau nominal kosong, data tidak disimpan. - Jika server menolak, muncul pesan error. |
| Bisnis rule | - Modal Disetor Pemilik memakai akun kelompok nomor 31 dengan jenis passiva.- Aktiva lain memakai akun kelompok nomor 14 sampai 19, kelompok mengikuti sub kelompok akun. |
| Postkondisi | Saldo awal akun tersimpan |
| Trigger | User menyimpan rincian |
| Kode FR | FR-07 |
UC-08 : Mengubah atau menghapus rincian saldo kas dan bank
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User memperbaiki atau menghapus saldo awal yang salah |
| Prekondisi | Rincian kas dan bank sudah tersimpan |
| Alur utama | 1. User membuka daftar rincian Kas dan Bank. 2. User mengubah nominal atau keterangan lalu menyimpan baris, atau menghapus baris. 3. Sistem menyimpan perubahan dan menampilkan "Berhasil mengupdate inisiasi kas bank!" atau "Berhasil menghapus inisiasi kas bank!". |
| Alur negatif | - Jika akun kosong, muncul "Akun harus diisi!". - Jika subtotal kosong atau 0, muncul "Subtotal harus diisi dan tidak sama dengan 0!". - Jika server menolak, muncul notifikasi error. |
| Bisnis rule | - Perubahan dan penghapusan dilakukan per baris. |
| Postkondisi | Rincian terbarui atau terhapus |
| Trigger | User menyimpan atau menghapus baris |
| Kode FR | FR-08 |
UC-09 : Mengimpor data inisiasi dari file
| Aktor | User brand dengan hak import inisiasi |
| Deskripsi | User mengisi neraca awal secara massal dari file Excel |
| Prekondisi | User memiliki hak #import-inisiasi |
| Alur utama | 1. User menekan Import File di halaman Inisiasi Neraca Awal. 2. Sistem membuka Importer dengan jenis Inisiasi. 3. User mengikuti langkah Importer (lihat VBS-SYS-004). 4. Setelah selesai, user kembali ke halaman Inisiasi Neraca Awal. |
| Alur negatif | - Tombol Import File tidak tampil jika user tidak punya hak import inisiasi. |
| Bisnis rule | - Importer dibuka dengan query type=inisiasi dan from=inisiasi-neraca-awal. |
| Postkondisi | Data inisiasi terimpor |
| Trigger | User menekan Import File |
| Kode FR | FR-09 |
UC-10 : Menyinkronkan data inisiasi
| Aktor | User brand |
| Deskripsi | User memicu proses sinkronisasi data inisiasi ke pembukuan |
| Prekondisi | Data inisiasi sudah diisi |
| Alur utama | 1. User menekan tombol Sinkronisasi Data. 2. Sistem menjalankan sinkronisasi aktiva pasiva, aset, titipan, hutang, persediaan, dan piutang. 3. Sistem menampilkan "Sinkronisasi data berhasil!". |
| Alur negatif | - Kegagalan sinkronisasi per kelompok tidak ditampilkan terpisah. |
| Bisnis rule | - Semua sinkronisasi dijalankan paralel. |
| Postkondisi | Proses sinkronisasi terkirim |
| Trigger | User menekan Sinkronisasi Data |
| Kode FR | FR-10 |
5. Data Flow Diagram
DFD-01
6. Sequence Diagram
SD-01 — UC-01 : Melihat ringkasan neraca awal
SD-02 — UC-02 : Menetapkan tanggal peralihan Vobis
SD-03 — UC-03 : Mengisi saldo awal kas dan bank
SD-04 — UC-04 : Mengisi saldo awal persediaan dan persediaan konsinyasi
SD-05 — UC-05 : Mengisi aset awal
SD-06 — UC-06 : Mengisi piutang, hutang, dan titipan awal
SD-07 — UC-07 : Mengisi modal disetor, aktiva lain, dan pasiva lain
SD-08 — UC-08 : Mengubah atau menghapus rincian saldo kas dan bank
SD-09 — UC-09 : Mengimpor data inisiasi dari file
SD-10 — UC-10 : Menyinkronkan data inisiasi
7. Table Schema
8. API Schema
| Endpoint | Status | Perubahan |
|---|---|---|
GET /inisiasi/find-or-create | existing | - |
GET /sub-kelompok | existing | - |
GET /inisiasi-aktiva-passiva | existing | - |
POST /inisiasi-aktiva-passiva | existing | - |
PUT /inisiasi-aktiva-passiva/:id | existing | - |
DELETE /inisiasi-aktiva-passiva/:id | existing | - |
POST /inisiasi-persediaan | existing | - |
POST /inisiasi-persediaan-konsinyasi | existing | - |
POST /inisiasi-aset | existing | - |
POST /inisiasi-piutang | existing | - |
POST /inisiasi-hutang | existing | - |
POST /inisiasi-dp | existing | - |
POST /integrity-aktiva-passiva | existing | - |
POST /integrity-aset | existing | - |
POST /integrity-dp | existing | - |
POST /integrity-hutang | existing | - |
POST /integrity-persediaan | existing | - |
POST /integrity-piutang | existing | - |
GET /rekening | existing | - |